Jak wybrać niszczarkę do papieru?

Wraz z wejściem w życie w 2018 roku rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) zwiększył się popyt na niszczarki do papieru. Tego rodzaju urządzenia umożliwiają skuteczne i zgodne z przepisami niszczenie dokumentów zawierających poufne dane. Niestosowanie się do obowiązujących przepisów może skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi.

Poziom bezpieczeństwa niszczonych danych

W sprzedaży dostępne są niszczarki do papieru, które tną dokumenty na paski lub na ścinki. Pierwsze są tańsze i przeznaczone do niszczenia dokumentów o niewielkim stopniu tajności, drugie wykorzystywane są niszczenia dokumentów zawierających tajne lub ściśle tajne informacje. Poziom tajności definiuje siedmioklasowa norma DIN 66399. Urządzenia oznaczone symbolem P1 zapewniają niewielki poziom tajności, dlatego mogą być wykorzystywane jedynie do niszczenia mało ważnych dokumentów. Do niszczenia korespondencji wewnętrznej wykorzystuje się niszczarki w klasie P2. Dokumenty poufne i bardzo poufne wymagają zastosowania urządzeń należących do klasy P3 lub P4, a dokumenty objęte klauzulą tajności niszczy się przy użyciu sprzętu w klasie P5, P6 lub P7.

Parametry, na które warto zwrócić uwagę

Wybierając niszczarkę do papieru, warto zwrócić uwagę na jej wydajność. W przypadku małych firm sprawdzą się niewielkie urządzenia, które jednorazowo mogą przyjąć kilka kartek papieru w formacie A4. Przyjmuje się, że średniej klasy sprzęt powinien umożliwiać zniszczenie za jednym razem około 10 kartek. W dużych korporacjach korzysta się z urządzeń charakteryzujących się zdecydowanie większą wydajnością. Najlepsze kombajny biurowe mogą w ciągu kilku minut trwale zniszczyć nawet ryzę papieru formatu A4. Innym parametrem, na który warto zwrócić uwagę, jest głośność. Najbardziej zalecany jest zakup urządzeń, które podczas pracy generują hałas nieprzekraczający 50-60 dB. Głośniejsze niszczarki mogą być uciążliwe dla otoczenia i przyczyniać się do zmniejszenia efektywności pracy zatrudnionych osób.

Inne przydatne funkcje

Urządzenia do niszczenia dokumentów wyposażone mogą być również w szereg funkcji poprawiających komfort pracy. Jedną z najważniejszych jest funkcja automatycznego włączania i wyłączania. Dzięki niej sprzęt uruchamia się w momencie włożenia dokumentów przeznaczonych do niszczenia i przestaje działać po ich rozcięciu. Ciekawym  i praktycznym rozwiązaniem jest również funkcja rewers. Przydaje się w sytuacji, gdy użytkownik, próbując zniszczyć wiele dokumentów jednorazowo, doprowadzi do zacięcia się noży tnących. Uruchomienie rewersu w takiej sytuacji pozwala na szybkie usunięcie zatoru. Wiele nowoczesnych urządzeń wyposażonych jest w czujniki poprawiające komfort pracy oraz bezpieczeństwo. Urządzenia z czujnikiem zapełnienia sygnalizują konieczność opróżnienia koszta, natomiast sprzęt z czujnikiem dotyku przestaje działać w momencie włożenia w szczelinę na dokumenty dłoni lub palców. Szukając wysokiej jakości niszczarek do papieru, warto zwrócić uwagę również na funkcję automatycznego oliwienia, która wpływa na wydłużenie żywotności urządzenia.