Zarządzanie biurem tłumaczeń - jak zoptymalizować jego efektywność?

W dobie globalizacji i potrzeby sprawnego przepływu informacji liczba tekstów, które wymagają przetłumaczenia, jest ogromna. Zajmują się tym biura tłumaczeń. Ich trzon, oprócz struktury organizacyjnej, tworzą wykwalifikowani tłumacze. Jednak poza ich umiejętnościami, efektywność pracy jest zależna od odpowiedniego systemu zarządzania biurem tłumaczeń.

Co może być zautomatyzowane w biurze tłumaczeń?

Praca tłumacza zazwyczaj opiera się na działaniu w obrębie określonego projektu. Jak można się domyślać, ich liczba jest bardzo duża, gdy firma posiada szeroką kadrę i obsługuje wiele języków. Żeby ułatwić ich pracę, biura tłumaczeń decydują się na wdrożenie odpowiednich systemów i programów, dzięki którym wiele kwestii związanych z zarządzaniem staje się automatycznych. Umożliwia to tłumaczom wykonanie określonego projektu w możliwie najkrótszym czasie, a tym samym podwyższa poziom konkurencyjności biura, które ich zatrudnia. 

Zarządzanie biurem tłumaczeń może być usprawnione zasadniczo na trzech poziomach. Pierwszy obejmuje kontakty z klientami, czyli np. tworzenie baz danych obecnych i potencjalnych zleceniodawców, automatycznej wyceny tłumaczeń. Druga grupa dotyczy kanałów przepływu informacji wewnątrz firmy, czyli m.in. dopasowania projektu do dostępności tłumacza i pracy zdalnej w tzw. “chmurze”. Trzecia kategoria odnosi się już do samych projektów i obejmuje działanie na dostarczonych plikach, czyli analizę tekstu pod względem trudności, liczby znaków lub wyrazów i natychmiastowego rozpoznawania języka, w którym został napisany. 

Jak usprawnić zarządzanie biurem tłumaczeń?

Prężny rozwój rynku translatorskiego i popularyzacja ścieżki kariery na tym polu sprawiły, że powstały oprogramowania ułatwiające pracę w biurze tłumaczeń. Popularnym narzędziem służącym automatyzacji procesów zachodzących w firmie jest XTRF. Przy dużej liczbie realizowanych projektów, narzędzie to w znacznym stopniu podnosi wydajność pracowników oraz zapewnia wysoką jakość i terminowość wykonywanych usług. Ten automatyczny system zarządzania biurem tłumaczeń służy usprawnieniu całego procesu związanego z projektem, począwszy od wyceny tłumaczenia, kończąc na rozliczeniu i fakturowaniu klienta. XTRF pozwala na maksymalne zautomatyzowanie pracy nad tłumaczeniem, umożliwia kontrolę każdego projektu oraz ułatwia współpracę między klientem, menadżerem projektu i sprzedawcą usługi. 

Na wdrożeniu systemu wspomagającego zarządzanie korzystają wszyscy interesariusze biura. Zatrudnieni tłumacze mogą wykonywać tłumaczenie w dowolnym miejscu, ponieważ program umożliwi ich przełożonym zdalną kontrolę projektu. Dzięki temu można ograniczyć wydatki firmy związane z wynajmem lub kupnem pomieszczeń. Z drugiej strony osoby, które chcą otrzymać tłumaczenie, dostaną jego wycenę i końcowy rezultat w stosunkowo krótkim czasie, co podniesie poziom zadowolenia z usługi biura.