Co powinien zawierać system ERP dla uczelni wyższych?

Uczelnie wyższe to prężnie działające instytucje, które dbają o edukację ogromnych grup studentów. Aby poradzić sobie ze wszystkimi zadaniami coraz więcej uczelni zaczyna funkcjonować jako prężne przedsiębiorstwa, które muszą skupić się również na marketingu, atrakcyjności swojej oferty, HR, a także informatyzacji. Każdy student styka się z rozwiązaniami technologicznymi wdrażanymi przez uczelnie, nawet zanim zostanie przyjęty na wymarzony kierunek studiów. Cała rekrutacja polega obecnie na internetowych systemach - składanie wniosków, śledzenie całego toku studiów, korespondencja wewnątrz uczelni, wszystkie te zadania można zrealizować przy pomocy specjalnych systemów.  Informatyzacja uczelni może opierać się na stworzeniu własnego oprogramowania lub skorzystaniu z licencji na gotowe systemy. O ile podjęcie decyzji o informatyzacji jest dość łatwe, to samo wdrożenie systemu na uczelni może zetknąć się z wieloma barierami. Co więc powinno zawierać oprogramowanie ERP, aby móc je skutecznie wdrożyć i aby było przydatne dla studentów i władz uczelni?

Składniki systemu SEP dla uczelni wyższych

• Zarządzanie budżetem uczelni wyższych – na budżet uczelni wyższych składają się elementy takie jak czesne, opłaty za warunki, wydanie dyplomu, ale także koszty energii, internetu, aparatury i sprzętu, wynagrodzeń, wpływów z grantów i dotacji, wydatki na materiały i usługi oraz wiele innych. Aby móc łatwiej zarządzać płynnością finansową uczelni niezbędne jest więc posiadanie odpowiedniego programu, który pozwoli na kontrolę wszystkich wydatków. Płynność finansowa uczelni to bardzo ważne zagadnienie, które pozwala na komfortową pracę i naukę. Projekty naukowe, przyznane dotacje muszę być ponadto szczegółowo rozliczone, a program SEP pozwala rozplanować budżet i trzymać się określonego harmonogramu wydatków.
• Przechowywanie dokumentów – podobnie jest z obiegiem dokumentów. Na uczelni jest ich cała masa. Aby nie pogubić się w sprawach studenckich, utrzymać porządek w archiwum i jednocześnie mieć pod ręką najważniejsze dokumenty warto wdrożyć system SEP, który pozwoli na zmagazynowanie wszystkich pism. Elektroniczna dokumentacja pozwala na zaoszczędzenie miejsca potrzebnego na składowanie papieru. Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie plików nie trzeba martwić się o ich zgubienie czy zniszczenie. Ponadto system umożliwia określonym osobom na wgląd do dokumentów, ze względu na poziom na jakim się znajdują.
• Raportowanie wewnętrzne i zewnętrzne – przedstawianie raportów dotyczy zazwyczaj funkcjonujących na uczelniach projektów. Może to być zarówno przedstawianie wyników dla organizacji zewnętrznych, jak i osób bezpośrednio zaangażowanych w określone działania. Raport powinien zawierać opracowany harmonogram, poniesione wydatki, stopień realizacji projektu, możliwe zagrożenia oraz inne niezbędne dane. Raportowanie pozwala na przejrzystość we wszystkich realizowanych projektach. Moduł pozwala także na obserwowanie postępów oraz śledzenie akcji wykonywanych przez innych użytkowników (np. gdy grupa czeka na zatwierdzenie budżetu przez jedną z wyznaczonych osób). Osobie, która zalega z decyzją można wysłać specjalne przypomnienie.
• Cashflow – to bardzo ważny moduł odpowiadający za przepływ pieniądza. Wpłata środków jest często niezbędnym elementem by rozpocząć realizację wniosku, projektu, rozpatrzyć podania. Przepływ ten pozwala również na rozdzielenie różnego rodzaju wydatków – opłat, składek ZUS, wynagrodzeń itd.